業務プロセス改革とは？目的・手順・成功のポイントを徹底ガイド

業務プロセス改革は、企業が業務効率や生産性を向上させるために欠かせないアプローチです。しかし、改革の手法を誤ると、業務プロセスが逆に複雑化してしまうなど、業務効率が低下する可能性があります。したがって、業務プロセスを正しく改革する方法を知っておくことが重要です。本記事では、業務プロセス改革の目的から具体的な手順、成功の秘訣までを詳しくご紹介します。

業務プロセスとは何か？

業務プロセスとは、各業務が連鎖的に繋がり、最終的に企業が利益を得るまでの一連の流れを指します。例えば、製品の開発から製造、販売に至るまでの一連の流れが業務プロセスです。もしこの流れの中で問題の発生や業務効率が低下すると、期待通りの利益を得ることは難しくなります。

業務プロセス改革とは？

業務プロセス改革とは、業務プロセスを見直し、効率的により多くの利益を得るための取り組みです。具体的には、業務の担当者や連携方法、作業工程の改善を行い、業務プロセスをスムーズに進行させます。主な方法として、業務効率化による残業時間の削減、無駄な業務の排除、ITシステムの導入による業務効率化などが挙げられます。

業務プロセス改革と業務改善の違い

業務プロセス改革は、業務プロセス全体を大幅に見直し、効率化を目的に運用ルールやITシステムの導入を行うことです。一方、業務改善は業務プロセスには触れず、業務効率を改善することを指します。業務改善は変化の度合いが小さいため、期待できる効果も低いですが、短いスパンで繰り返すことで大きな効果を期待することも可能です。

業務プロセス改革の目的

業務プロセス改革を行う際には、その目的を明確にすることが重要です。目的が不明確だと、改革の手法を誤るリスクが高まります。目的意識を持って改革に取り組むためにも、まずは業務プロセス改革の目的を明確にしましょう。
業務プロセス改革の目的は以下の通りです。

  • 業務効率化で利益を増やす

    業務の効率化を図ることで、時間単位で生み出される利益が増加します。例えば、ある業務の効率が5から10に向上すれば、業務遂行能力が2倍になります。ただし、心身の状態によって効率や生産性は変動するため、必ずしも利益が2倍になるわけではありません。それでも、業務効率化は直接的に利益の増加に繋がるため、積極的に取り組む価値があります。
    業務効率が低下する要因には、紙の資料の使用、統一されていないファイル形式、オフライン作業ソフトの使用によるチームメンバー間のファイル共有の手間、複数部署を渡り歩く必要のある承認プロセスなどが挙げられます。これらの問題をITシステムの導入や運用ルールの見直しで解決すれば、業務プロセスがスムーズに進行するようになります。

  • 属人化やブラックボックス化によるリスクの低減

    特定の従業員に依存した業務がある場合、その従業員が異動や退職すると業務遂行に支障をきたす恐れがあります。このようなリスクを防ぐために、他の従業員への情報の開示や技術の共有が重要となります。業務プロセス改革で情報共有を円滑化できれば、業務効率を落とすことなく属人化やブラックボックス化によるリスクを解消できます。

業務プロセス改革の進め方

業務プロセス改革を進める際には、まず課題を洗い出すことが不可欠です。課題を明確にしないまま改革の計画を立てると、期待していた効果を得られず、投入した時間が無駄になる恐れがあります。以下では、業務プロセス改革を成功させるための具体的な進め方について詳述します。

  1. 課題を洗い出す

    改革が必要な業務プロセスを特定するために、各タスクにおける課題を洗い出します。例えば、顧客情報を紙で管理しているために検索に時間がかかる、日報作成のために帰社しており人件費が無駄にかかっている、といった課題が挙げられます。このように課題を明確にすることで、必要な改革の方向性が見えてきます。

  2. 課題の原因を特定する

    次に、課題が発生している原因を明らかにします。非効率な作業、マンパワーの不足、知識や技術の欠如、整合性の取れていないシステムなど、課題の原因を特定しましょう。原因がわかれば、適切なシステムの導入や運用ルールの変更など、具体的な改革手段を検討することができます。

  3. 業務プロセスの改革による効果を予測する

    改革によって期待できる効果を予測し、優先順位を決めます。効果が高い改革を優先することが基本です。効果が低い改革から取り組むと、モチベーションが低下し、次回以降の改革に悪影響を及ぼす可能性があります。また、業務プロセス改革は早く行った方が将来的に得られる利益が大きくなりますので、高い効果が期待できる改革から着手しましょう。 

  4. KGIとKPIの設定

    業務プロセス改革で期待できる効果を考慮し、KGI（重要目標指標）とKPI（重要業績評価指標）を設定します。KGIは最終的な目標を示し、KPIはその目標を達成するための具体的な指標となります。 

  5. 具体的な改革を立案・実行する

    業務プロセス改革は一度の取り組みで永続的な効果が得られるわけではありません。場合によっては定期的な見直しが必要です。どのような改革をどのように実施し、どの程度の期間継続するのかを計画し、実行に移しましょう。例えば、ITシステムの導入による作業効率の向上、アウトソーシングによる人件費の削減、ペーパーレス化による管理体制の円滑化などが考えられます。 

  6. 評価と改善のサイクルを回す

    改革の効果を評価し、必要に応じて改善を行います。KPIの達成度を確認し、従業員からのフィードバックを収集することが有効です。特にITシステムを導入した場合、使いやすさや継続のしやすさについて確認することが重要です。評価を基に改善策を立案し、トライアンドエラーを繰り返すことで、改革の効果を最大化します。

業務プロセス改革の成功率を高めるポイント

業務プロセス改革の成功率を高めるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

  • リアルタイムの進捗管理ツールを活用する

    業務プロセス改革の進捗や改善後の状況をリアルタイムで可視化することにより、チームメンバーから経営陣までのモチベーションを維持しやすくなります。PDCAサイクルをスムーズに回すことができ、業務プロセス改革のレベルを迅速に向上させることができます。業務プロセスを可視化するツールを導入することで、データの図示化や統合の手間を省くことが可能です。

  • オンライン作業環境の整備

    ExcelやWordなどのオフライン作業でファイルをメールで共有する方法は、効率的とは言えません。誰がどの部分を編集したのかわからず、トラブルが発生した際の対処が難しいです。そこで、オンライン作業が可能なGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントを活用することを推奨します。これらのツールはリアルタイムで同時編集が可能で、編集履歴も確認できるため、非常に便利です。また、オンラインストレージを利用してファイルを共有することで、物理的な資料のやり取りを省き、どこからでもアクセスできるようになります。

  • 進捗状況を定期的に報告する

    業務プロセス改革の進捗を定期的に報告することで、チーム全体のモチベーションを維持することができます。さらに、施策の効果が予想以上に低かった場合には、迅速に別の施策に切り替えることで、時間の無駄を防ぐことができます。スケジュール通りに施策が実行されているかを確認しつつ、中間評価の期間を設けてPDCAサイクルを回しましょう。

  • 複数の改善策を用意する

    業務プロセス改革の施策を進めていると、予期しない結果や施策の欠陥が明らかになることがあります。このような場合に備えて、あらかじめ複数の改善策を用意しておくことが重要です。これにより、計画が頓挫するリスクを最小限に抑え、迅速に新しい施策を実行することができます。

まとめ

業務プロセス改革は、企業の利益向上や従業員の負担軽減、コスト削減などに繋がる重要な取り組みです。しかし、適切な手順を踏まなければ、十分な効果を得ることは難しいでしょう。また、施策に優先順位をつけて、効果の高い施策を優先的に実行することが成功の鍵となります。今回ご紹介した業務プロセス改革の目的や進め方、成功のコツを参考にして、効果的に業務プロセス改革を進めてください。

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2025/02/19 | カテゴリ：アプリケーション・実⾏基盤
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