電子契約サービス導入後、多くの企業で起きている「次の悩み」

電子契約サービスの導入により「脱ハンコ」は実現したものの、期待したほど現場の業務負荷が軽減されず、むしろ新たな非効率が生じている企業は少なくありません。実際の現場では、押印以外の工程において、以下のようなアナログな作業が残存しています。

●  社内の稟議・承認は、従来通りExcelやメール、あるいは別のワークフローシステムで行われている。
●  承認が完了したあと、担当者がその情報を電子契約サービスへ手作業で転記・登録してから送信している。
●  契約条件や版数が変更されるたびに、社内稟議の内容と契約書を目視で突き合わせる確認作業が発生している。

押印作業自体はなくなったものの、情報の再入力やシステム間の整合性確認といった新たな手間が発生しており、業務全体で見ると効率化の効果を実感しにくい状況に陥っているのが実情です。

なぜ「業務全体として変わっていない」と感じるのか

前章で挙げたような手作業が、なぜ最新のツールを導入してもなくならないのでしょうか。その理由は、個人のスキルや運用の慣れといった表面的な問題ではなく、業務プロセス自体が抱える構造的な欠陥にあります。

多くの企業が陥りがちな見えない壁の正体を、3つの視点から紐解いていきます。

1.  電子化の対象が「締結」だけに限定されている

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   多くの企業において、電子契約サービスの導入は「点」の改善にとどまっており、契約業務全体の電子化には至っていません。
   
   本来、契約業務は「申請・承認・締結・管理」という一連の流れで構成されますが、電子契約サービスが担うのは「締結」という特定のステップのみです。社内稟議や承認プロセスに既存のExcelやメール、あるいは別システムを残したまま、最後の「ハンコを押す」工程だけをデジタルに置き換えるケースが多く見られます。
   
   これでは、前後の工程に潜む待ち時間や作業負担を解消することはできません。
   
   

2. 申請・承認・締結が「同じ基盤で連動していない」

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   社内での承認プロセスと対外的な締結プロセスがシステム的に分断されているため、データが自動で引き継がれず、非効率な手作業が発生しています。
   
   社内で承認された案件であっても、電子契約サービス上で契約書を送信する際には、担当者が相手方情報や契約条件を再度手入力しなければなりません。これにより、転記ミスのリスクが生じるほか、申請内容と契約書面の整合性を目視で突き合わせる確認作業も発生します。
   
   プロセスの分断は、情報連携の遅延や担当者の作業負荷増大を招き、スムーズな契約締結を阻害する要因となります。
   
   

3. 契約に関わる情報がプロセス全体で一元管理されていない

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   申請・承認・締結・保管の各フェーズで異なるツールを使用している場合、契約に関連するステータス情報や成果物が複数の場所に散在し、一元的な管理や追跡が困難になります。
   
   契約の最新状態を確認するために、複数のシステムへログインしたり、担当者へ問い合わせたりする手間が発生します。
   
   さらに締結完了後も、契約書PDFをダウンロードして手動で社内の文書管理システムへ格納し直すといった二度手間が生じているのが実情です。