電子契約で何が変わる？契約締結までの時間を最短化する実践ポイント
契約書の内容そのものよりも、印刷や押印、郵送といった「紙の手続き」に多くの時間を奪われながら、日々の契約業務をこなしている方は少なくありません。特に月末や期末になると契約対応が重なり、押印者の出社予定に合わせた調整や、急ぎの対応に追われるケースも多く見受けられます。
本記事では、紙の契約書だからこそ発生している業務時間をあらためて整理し、電子契約やワークフロー基盤サービスを活用することで、契約締結までの流れをどのように効率化できるのかをわかりやすく解説します。
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紙の契約で「地味に時間を食っている」作業とは
紙の契約業務は、一つひとつの作業は小さく見えても、全体として大きな時間を消費しています。本章では、どのような作業が発生し、業務時間を浪費しているのかを解説します。
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契約書を用意するまでに発生する手作業
紙の契約書を用いた業務では、契約を締結する前の準備段階から多くの作業が発生します。具体的には、契約書の印刷や製本、必要部数の作成などが挙げられます。さらに修正が入った場合には、再度印刷からやり直さなければなりません。
一見すると一つひとつの作業は些細なものに見えますが、契約件数が増えるほど、これらは確実に実務時間を圧迫していきます。 -
押印・回覧で生まれる待ち時間
契約書の準備が整うと、社内の押印者へ紙の契約書を回覧します。
押印者が複数いる場合、順番待ちはもちろん、誰かのところで承認が止まる滞留が発生しがちです。テレワークが進んでいる企業であっても、押印のためだけに出社を余儀なくされるケースも少なくありません。 -
郵送・返送・保管まで続く契約業務
社内押印が完了したあとは、先方へ郵送し、押印と返送を待ちます。
返送された契約書は、スキャンしてPDF化したうえで関係者に共有し、原本はキャビネットや書庫に保管します。また、あとから契約書を探せるように、保管場所の記録や管理台帳を更新する作業も欠かせません。 -
月末・期末に集中する契約対応
個々の作業時間は短くても、これらが積み重なることで業務負荷は増大します。特に月末・期末は契約処理が集中し、「今日中に契約書を出さなければならない」という状況が続きます。その結果、残業の常態化や突発的な対応に追われがちです。
電子契約で「減る時間」と「減らない時間」
紙の契約業務に課題を感じたとき、多くの企業が電子契約の導入を検討します。しかし、電子契約には「減る時間」と「残る時間」がある点を理解しておくことが重要です。
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Before／Afterで見る電子契約の変化
まずは、紙の契約業務を電子契約に切り替えた場合に、どの業務が改善され、どの工程に課題が残りやすいのかを整理します。
○：電子契約でほぼ解消できる
△：一部改善されるが、運用次第で手作業が残る
×：電子契約単体では改善されないフロー工程 電子契約前（Before） 電子契約後（After） 改善度 ①契約申請 メールや紙で申請内容をやり取り
メールや紙で申請内容をやり取り電子契約のみでは改善されない
×
②社内承認 Excelやメールで承認
電子契約のみでは改善されない
×
③契約書準備 印刷・製本し、必要部数を用意
不要（電子データで完結）
○
④契約締結 押印・回覧・郵送・返送が必要
オンライン上で完結
○
⑤進捗確認 電話・メールで都度確認
締結状況は確認できるが前工程は見えにくい
△
⑥情報の転記 申請内容を台帳や別システムに手入力
締結後の転記は減るが前後工程は残る
△
⑦契約書の保管 原本をキャビネットや書庫で保管
電子データとして保存・検索可能
○
電子契約を利用すれば、印刷・製本・社内回覧・郵送といった紙を前提とした作業が不要になります。押印者や取引先がどこにいてもオンラインで契約を締結できるため、出社状況に左右されず、テレワークや拠点分散が進む組織とも相性が良いのが特徴です。
また、締結済みの契約書はPDFとして保存されるため、スキャンして共有する手間も減らせます。 -
電子契約にしただけでは、業務の「前後工程」のムダはまだ残る
一方で、電子契約に切り替えたにもかかわらず「期待したほど業務が楽にならない」と感じるケースも少なくありません。その典型的な例が、契約申請はメール、承認状況はExcelで管理し、最後の締結だけを電子契約サービスで行っている場合です。
この運用では、押印や郵送の手間はなくなっても、申請内容の転記や承認状況の確認、進捗を巡る各方面とのやり取りといった手作業が依然として残ってしまいます。 -
契約業務は「締結」だけでは終わらない
契約業務は「締結」という一つの工程で完結するものではありません。申請から社内承認、契約締結、契約情報の管理までの一連のプロセスとして捉えることが重要です。
どこか一部だけを電子化しても、前後の工程にムダが残っていれば、契約締結までのリードタイムは思うように短縮できません。
契約締結までの「時間」を最短化するための現実的な打ち手
電子契約の効果を最大化するには、契約業務全体を見直す視点が欠かせません。その鍵を握るのが、分断された業務をつなぐワークフロー基盤の活用です。
本章では、電子契約サービスであるCloudSign（クラウドサイン）と、ワークフロー基盤であるServiceNowの連携を例に、具体的な解決策を解説します。
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契約業務全体を支えるワークフロー基盤としてのServiceNow
契約処理を効率化するためには、締結そのものだけではなく、前後の業務も含めて一元管理する必要があります。その土台となるのが、ワークフロー基盤として機能するServiceNowです。
ServiceNowを使えば、契約申請フォームを通じて「誰が、どの案件で、どのような条件・金額で契約したいのか」といった情報を最初から整理できます。また、契約内容や金額に応じた承認ルートの設定や、進捗状況の可視化も容易です。これにより、契約業務全体の確認や催促の手間が減り、契約業務の流れがスムーズになります。 -
CloudSignで実現するスムーズな電子締結
社内承認が完了した契約は、そのままCloudSignで電子契約の締結へ移行できます。紙の押印や郵送を行うことなく、オンラインで契約が完結するため、締結までの時間を大幅に短縮可能です。
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EDSが担う「現場で使える形」への設計と構築
エクシオ・デジタルソリューションズ（EDS）は、ServiceNowやCloudSignを単体で導入するのではなく、現在の契約業務の流れを丁寧にヒアリングしたうえで「どの工程を電子化すれば現場の負担が減るのか」を整理します。
自社の業務に合った形でServiceNowとCloudSignを連携させ、現場で使い続けられる契約フローの設計・構築を得意としています。
まとめ
契約業務の負担は、契約内容そのものではなく、紙を前提とした手続きによって生まれているケースが少なくありません。自社の契約処理に、どれだけ「紙の手続き時間」がかかっているのかを整理することが効率化への第一歩となります。
電子契約の導入に加え、ServiceNowを活用し、申請⇒承認⇒締結という一連のプロセスをデジタルで統合することで、契約締結までの時間や現場の事務負担を大きく改善可能です。
まずは「自社の業務では、どこまで効率化できそうか」という視点で、EDSの脱ハンコソリューションをぜひご検討ください。
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2026/04/03 | カテゴリ：ServiceNow
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