BPMツールとは？特徴や選定ポイント、おすすめツールを紹介

BPMツールとは、業務プロセスの効率的な管理を可能にし、企業の生産性向上に資する ITツールです。本記事では、BPMツールの特徴や導入メリット等について解説します。ツール選定のポイントや、おすすめのツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

BPMツールとは？

BPMツールとは、BPMを行うために用いるツールのことです。BPMツールの活用により、業務プロセスの管理、改善の効率化につながります。

BPM（業務プロセス管理）という手法について

そもそもBPMとは「Business Process Management」の略で、業務プロセスを見える化してチームメンバー内で共有し、分析、改善を行う管理手法のことです。業務プロセスを見える化すれば、問題のある部分やその原因を特定でき、無駄が生じているプロセスや作業の改善が可能になります。

BPMは基本的に、PDCAサイクルに沿って行われます。業務プロセスを見える化、実施計画を設計、実行、結果を評価して、見つかった問題点を踏まえまた計画を立てていく一連のサイクルの繰り返しによって、最適化されます。業務が属人化している場合、BPMを活用することで標準化が図れるため、作業の効率化やミスの削減により生産性向上が期待できます。

以下では、このBPMをサポートするツールについて解説します。
BPMツールの特徴

BPMツールは、BPMを効率的に行うためのITツールです。業務プロセスを見える化して設計できる「モデリング機能」、設計後の動きを予測する「シミュレーション機能」、業務プロセスを監視して現状を把握する「モニタリング機能」等の機能を備えています。

手書きの表のようなアナログな手法でも業務プロセスの見える化や設計はできるものの、作業には手間や時間がかかります。一方、BPMツールを活用すると、搭載されている機能を使って簡単に業務プロセスの見える化、設計や変更ができるため、効率的な管理や改善が可能です。

次項では、BPMツールで具体的にどのようなことができるのかを紹介していきます。

BPMツールで実現できること

BPMツールを活用すると、業務プロセスの見える化や自動化、標準化等が可能になります。ツール上で業務プロセスを手間なく管理できるため、さまざまな課題の解決や効率化を図れます。

業務プロセスの見える化

業務の流れは担当者ごとに異なるため、それぞれが自分の担当部分しか把握できていない場合、全体のプロセスを確認するのは困難です。しかしBPMツールのフローチャート等、ビジュアル化機能を活用すれば、業務プロセス全体の見える化が実現できます。

業務の見える化により、業務全体の流れをスムーズに確認でき、課題の明確化が可能です。それまで部分的な業務しか見ていなかったために気づけなかった課題や、ボトルネックも発見しやすくなり、それら課題の解決や改善も可能になります。
業務プロセスの自動化

BPMツールには、定型的な業務を自動化できるものもあります。BPMツールの自動化には、AIやRPAを活用するものや、Googleスプレッドシート等の他ツールと連携して行うものがあります。

RPAを活用すれば、データ入力、ファイル保存等の日常業務の自動化が可能です。たとえば、1件1件のデータを手作業で入力している場合、RPAを活用して入力作業を自動化でき、それまで作業にかかっていた手間や時間の削減が実現します。

RPAや他ツールとの連携を活用すると、さらに高度な自動化も可能です。自動化には、作業の削減による効率化はもちろん、人的ミスを防いで作業の正確性が向上するメリットもあります。
業務の標準化

BPMツールを導入すると、これまで担当者しか把握していなかった業務プロセスが見える化されるため、社内で業務プロセスの共有が可能になります。業務手順を定めて周知することで、属人化していた業務の標準化も実現します。

業務の標準化によって、誰もが同じ手順で作業でき、作業品質のバラツキを解消できます。さらに、全ての業務を組織全体で共有できるため、特定の従業員だけに負担が集中するのを防ぎ、チーム全体の業務効率向上にもつながります。

業務の標準化は、新入社員の教育や引継ぎの際にも役立ちます。業務フローが統一され明確になるため、新たに担当する社員はスムーズな業務習得が可能です。業務の品質維持や生産性向上により、製品やサービスの質も安定します。
スケジュール・タスクの管理

BPMツールには、業務進捗状況をリアルタイムで監視できるモニタリング機能があります。スケジュールやタスクの進捗率、処理時間、エラー率等の現状をダッシュボードで一元管理できるため、業務の進捗管理を効率化できます。さらに、モニタリングによって問題が発生しているタスクを特定しやすくなり、遅延やボトルネックの早期発見と対処も可能です。

ツールによっては、各タスクの期限と通知を設定できる機能もあります。タスクの期限前に通知が出るよう設定しておくと、期日が近づいた際に担当者へリマインドが送られ、進捗状況の確認漏れも防げます。

プロジェクトの規模が大きいと、複数のタスクを並行して進めなければなりません。適切なスケジュール管理を行うためにも、ツールの活用は効果的です。また、進捗状況を共有して担当者間の連携を強化すれば、プロジェクト全体の効率化にもつながります。
外部システム連携による多機能化

BPMツールと他の外部システムを連携することで、さまざまな業務プロセスの効率化が図れます。たとえば、Slack等のコミュニケーションツールと連携すれば、BPMツール上でリアルタイムにコミュニケーションが取れ、業務の進行状況のスムーズな共有が可能です。

このような連携をしておけば、タスクが完了した際の通知を自動で行うことができます。連携によってツール間で自動的にデータをやり取りできる機能を利用し、正確で最新のデータを自動で共有できるため、リアルタイムでのデータ共有やコミュニケーションが円滑になり、業務の品質向上や効率化が期待できます。

BPMツールの選定ポイント

BPMツールを導入する際は、自社に合うツールを選定することが重要です。自社の課題や業務プロセスに合ったツールを選ぶと、効果的な活用が可能になります

自社の課題に合ったツールを選ぶ

BPMツールを選ぶ際は、自社で発生している課題の解決に適したものを検討しましょう。選定前には自社の業務プロセスを洗い出し、自社にどのような課題が発生しているかを明確にします。

たとえば、業務の見える化が課題の場合は、フローチャート作成や工数管理がスムーズにできるツールがおすすめです。また、業務の属人化が問題になっている場合はタスク管理機能を備えたツール、業務効率化を図りたい場合にはRPAを活用して業務の自動化ができるツールが適しています。

他ツールとの連携によって、どのような機能が使えるかの確認も重要です。課題を解決できる機能が搭載されていないツールでは、導入後の業務プロセスの改善が難しくなります。
自社の業務プロセスに合ったツールを選ぶ

現在の業務プロセスに合ったBPMツールを選ぶことも重要です。自社の業務プロセスに合わないツールを導入すると十分に活用できないため、自社の業務プロセス自体を変更しなければならない場合もあります。

業務プロセスの最適化を目的にしている等、見直しを検討している場合もあるかもしれませんが、ある程度は自社の商慣習等に沿ったツールを選ぶのがおすすめです。

プロジェクト管理の成功に向けたBPMツールの活用

「イントラマート」のようなBPMツールを活用すると、プロジェクトを見える化し、リアルタイムでの進捗確認が可能になります。問題が発生しているプロセスやボトルネックを効率的に発見できるため、プロジェクトの課題管理の効率化につながります。業務プロセスの課題を適切に管理できるため、プロジェクトのスムーズな進行が実現します。

まとめ

BPMツールとは、企業の業務プロセス管理を効率的に行うためのITツールです。これにより業務プロセスの見える化や自動化、属人化していた業務の標準化等が実現し、自社の課題の解決につなげられます。さらに、他システムと連携させることによって、業務プロセスやプロジェクトの効率的な管理も可能になります。

自社の現状を洗い出し、抱えている課題や業務プロセスに合ったツールを導入できれば、業務効率化や生産性の向上が見込めるでしょう。

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2025/05/13 | カテゴリ：アプリケーション・実⾏基盤

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